Có thể nói việc gửi email là “chuyện thường ngày” nơi công sở, và kỹ năng gửi mail là kỹ năng quan trọng mà bất cứ ai đi làm cũng phải nắm được. So với cách giao tiếp khác thì việc gửi mail có nhiều điểm khác biệt, vậy làm thế nào để viết 1 email với đầy đủ các nội dung và hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Cùng tìm hiểu nhé!
Email luôn phải có tiêu đề
Tiêu đề của email phải rõ ràng, và nêu rõ chủ đề chính của email đó. Ví dụ:
Rõ ràng: Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới năm tháng 7/2021
Không rõ ràng: Kế hoạch ra mắt
Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không có tiêu đề, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp. Ngoài ra, tránh gửi những email có tiêu đề theo kiểu chung chung như: Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,…
Nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email đó, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email
Ví dụ: [Quan trọng] Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới năm tháng 7/2021
Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.
Mở đầu email với lời chào hỏi lịch sự
Luôn luôn mở đầu email bằng một lời chào. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận vfa nội dung của email gửi đi. Tùy vào mức độ thân thiết với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời này theo phong cách thân mật hoặc trang trọng.
Nội dung emaiL
Nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng. Lời văn trong email có thể không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không viết tắt và dùng từ lóng, “teencode“.
Những lưu ý khi đính kèm File
- Chúng ta nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
- Nếu có nhiều file chúng ta muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.
- Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
- Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.
Lưu ý chữ ký cá nhân
Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của chúng ta. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với chúng ta lúc cần.
Chỉ nhập địa chỉ email sau khi đã soạn xong nội dung
Chắc không hiếm lần bạn đang soạn email chưa xong nhưng vô tình tay bấm vào chuột, rồi thôi xong, thư của bạn đã được gửi đến người nhận. Quả buồn cười và hơi thiếu chuyên nghiệp phải không nào. Nếu bạn không muốn rơi vào tình trạng trên thì hãy thực hiện cách này. Sau khi viết nội dung email thật tươm tất thì bước cuối mới nhập địa chỉ email người nhận nhé.
Đọc lại email trước khi gửi đi
Có thể bạn sẽ vô ý bỏ qua, nhưng người nhận email chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email. Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn. Do đó đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email vài lần trước khi bấm nút “gửi”.