Trong một ngày mỗi người đều có hàng vạn công việc cần phải hoàn thành. Có người làm một cách thong thả, thậm chí còn có nhiều thời riêng rảnh dành cho bản thân mình. Có người ngụp lặn cả đời, lúc nào cũng trong trạng thái miệt mài “bận rộn” không đâu. Vấn đề ở đây chính là cách sắp sếp công việc hằng ngày của mỗi người khác nhau. Biết cách sắp xếp công việc thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn. Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống.
Tham khảo 5 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hàng ngày bạn có thể áp dụng
1. Dành 10 phút lên danh sách tất cả các công việc
Ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra giấy là việc đầu tiên bạn phải làm. Bất kể việc gì, dù chỉ là đi siêu thị mua đồ ăn là hay họp với sếp và đồng nghiệp, cũng cần được đưa vào cùng một danh sách. Khi đã liệt kê hết mọi công việc, thường thì bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mà mỗi việc mang lại.
2. Đánh dấu những việc quan trọng và khẩn cấp
Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ deadline cho mỗi mục. Có như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm xong ngay và có thể vạch trước kế hoạch cho các deadline về sau. Đặt ra kỳ hạn ngay cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan trọng chỉ vì chúng không gấp gáp.
3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp
Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt phát hành năm 1989, doanh nhân, diễn giả chính Stephen Covey khuyên ta nên phân loại công việc (sau đó sắp xếp thứ tự) theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp.
- Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc bạn cần hoàn thành trước tiên
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác.
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc
Bạn cũng có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo việc quan trọng được ưu tiên — thậm chí hơn cả yêu cầu xuất phát những người liên quan nóng vội hay yêu cầu bột phát “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một danh sách riêng chỉ gồm ba công việc phải làm vào ngày hôm đó. Khi chọn ba công việc, bạn cần dựa trên tầm quan trọng rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Cách xác định không khó, bạn hãy cân nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? Hôm nay mình nên làm gì để đạt mục tiêu đó nhanh chóng hơn?
4. Cân nhắc thời gian và công sức mỗi hoàn thành mỗi công việc
Nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc thì ai cũng không khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá các công việc theo công sức cần bỏ ra.
Nếu danh sách công việc quá chồng chất, bạn hãy ưu tiên những mục cần ít thời gian và công sức nhất rồi nhanh chóng hoàn tất. Khi đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm giác thành tựu, tăng thêm động lực cho ngày dài phía trước.
5. Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong bản danh sách.
Chúc mừng bạn! Khi lướt qua bản danh sách, bạn hãy tận hưởng giây phút khoan khoái gạch bỏ từng thứ một, xóa chúng khỏi danh sách hoặc hăng hái cắt vụn tờ giấy đó và long trọng bỏ vào lửa. Hãy dành một phút để tự thưởng cho mình sau mỗi thành quả nho nhỏ đã đạt được!